SamenvattingAanbevelingenBestuurlijke behandeling

Grip op reserves Overijssel

De provincie Overijssel heeft aanzienlijke reserves. Hoe er wordt omgegaan met reserves en wat er met reserves gebeurt, is aan de volksvertegenwoordigers bij de provincie. Een belangrijke verantwoordelijkheid, zeker gezien de omvang van de reserves. De Rekenkamer publiceerde, op basis van een onderzoek, een handreiking om volksvertegenwoordigers te helpen deze verantwoordelijkheid in te vullen en meer inzicht in en meer grip op reserves te krijgen. 

Reserves zijn een soort ‘spaarpotten’ van de provincie voor toekomstige - grote - uitgaven of om risico op te vangen als die zich voordoen. Mede door de verkoop van energiebedrijf Essent in 2009, heeft provincie Overijssel aanzienlijke reserves. Eind 2022 lag de omvang van de reserves op € 1,6 miljard. Inzicht in en grip op deze reserves is daarmee voor de volksvertegenwoordigers van extra groot belang. Zij zijn degene die bepalen hoe er wordt omgegaan met reserves en wat met reserves gebeurt. 

Figuur 1. Omvang reserves 2005-2022 (x 1.000)

Bron: Figuur Rekenkamer Oost-Nederland o.b.v. eerdere publicaties Rekenkamer over reserves en jaarrekeningen Overijssel (toelichting balans).  

De wet laat veel vrijheid aan provincies bij reserves. Uit het onderzoek komt dat die vrijheid in Overijssel is opgepakt en Provinciale Staten (PS) veel afspraken in beleid hebben vastgelegd over reserves. Over het algemeen zag de Rekenkamer dat de provincie omgaat met reserves zoals afgesproken met PS. Zo ontvingen PS bij de instelling veelal de afgesproken informatie en lijken de middelen aan het doel van de reserve te zijn besteed. Aangezien hier politieke keuzes aan ten grondslag liggen, is het niet aan de Rekenkamer om daar een oordeel over te geven.

Als resultaat van het onderzoek publiceerde de Rekenkamer een handreiking voor PS die hen kan helpen om meer inzicht in en grip op reserves te krijgen indien gewenst. Hierin doet de Rekenkamer suggesties voor bijvoorbeeld aanpassingen in het beleid  en verbetering van de informatievoorziening.

 

Grip op reserves Overijssel

De aanbevelingen die we voor PS hebben, zijn: 

1. Bespreek naar aanleiding van de handreiking of er wijzigingen in beleid gewenst zijn.
PS Overijssel legden over veel belangrijke onderwerpen voor reserves al afspraken vast in de  kaders. Als u meer grip willen uitoefenen, kan u ervoor kiezen bepaalde afspraken in de kaders aan te scherpen en/of aan te vullen. In handreiking geven we aan we aan welke punten u kan betrekking bij een bespreking over eventuele wijzigingen van de kaders. Die punten gaan bijvoorbeeld over de evaluatie van reserves, (sturing op) weerstandsvermogen en betrokkenheid van PS bij reserves buiten de reguliere P&C-momenten om. 

2. (Wijzigingen van) kaders en specifieke spelregels hebben consequenties. Realiseer u dat en laat u eventueel bijstaan door de auditcommissie en/of accountant. 
Het stellen en wijzigen van kaders en specifieke spelregels heeft consequenties. Het is van belang dat PS hier voldoende zicht op hebben en scherp op zijn. Twee voorbeelden: De regels rondom de financiering van bezittingen zoals leningen en verbonden partijen. Die zijn gesteld met het oog op een solide en prudente financiële huishouding. Tegelijkertijd is het gevolg dat veel geld (25% van alle reserves) daarvoor in één reserve ‘vastzit’. Een ander voorbeeld zijn regels waardoor twee reserves - de algemene reserve Kwaliteit van Overijssel en uitvoeringsreserve Kwaliteit van Overijssel - aan elkaar gekoppeld zijn. Die zijn gesteld met het oog op integrale afweging en concrete besluitvorming door PS. Tegelijkertijd leidt het tot een grote omvang van mutaties tussen reserves, wat de inzichtelijkheid voor PS niet ten goede komt. 

3. Betrek de aandachtspunten die in de handreiking worden meegegeven bij (voorstellen over) de instelling en opheffing van reserves. 
Het komt weinig voor dat er reserves worden ingesteld en opgeheven. Daarom hebben we in de handreiking een overzicht opgenomen met punten die u erbij kunt pakken als er een voorstel van GS komt over de instelling of opheffing van een reserve. Het overzicht omvat meerdere punten, maar twee daarvan omtrent de instelling van reserves willen we hier uitlichten. Ten eerste het alert zijn op de consequenties van eventuele specifieke spelregels (hierboven al genoemd) en ten tweede het zo veel mogelijk meegeven van een looptijd. 

4. Zorg dat elk Statenlid een basisbegrip van reserves heeft. 
Gezien de omvang aan reserves en het budgetrecht van PS is het van belang dat alle Statenleden relatief eenvoudig kennis kunnen nemen en een begrip hebben van de basisbeginselen van reserves. Zij moeten immers besluiten nemen over de instelling, het gebruik, de wijziging en de opheffing daarvan. Bovendien liggen aan de middelen in reserves doelen ten grondslag die PS gesteld hebben, waarbij zij ook de mogelijkheden hebben die doelen te wijzigen/beëindigen en het geld ‘vrij te spelen’ voor andere doelen. Aanvullende mogelijkheden om het ‘basisbegrip’ te creëren en te vergroten liggen bijvoorbeeld in meer uitleg te geven van termen (in bv. begrippenlijsten, video’s en andersoortige nadere toelichtingen) en periodieke bijeenkomsten buiten de reguliere P&C-momenten om (wat de auditcommissie in 2021 ook adviseerde). Hier kan externe expertise een rol bij spelen.  

5. Vraag GS een periodieke brede evaluatie van de omvang van en omgang met reserves uit te voeren. 
Voor de jaarrekening worden reserves geactualiseerd en voorzien van een toelichting. Naar aanleiding hiervan zijn meermalen middelen vrijgevallen. Van een periodieke brede evaluatie van de omvang en omgang met reserves is geen sprake. Hiermee bedoelen we bijvoorbeeld dat reserves eens in de paar jaar op eenzelfde gestructureerde wijze doorgelicht worden in relatie tot de nota reserves en dat spelregels geëvalueerd en eventueel geactualiseerd worden.  

 

Grip op reserves Overijssel

Het onderzoeksrapport en de bijbehorende handreiking werden 11 oktober 2023 aangeboden aan Provinciale Staten. 

Gedeputeerde Staten kwamen op 7 november 2023 met hun reactie op het onderzoek.

Op 10 januari 2024 gaven we een presentatie aan PS over de onderzoeksresultaten. 

Zij bespraken het onderzoek op 24 januari 2024 in hun commissievergadering. 

Op 31 januari 2024 namen PS het besluit om de aanbevelingen over te nemen.